貸し会議室・セミナー会場の選び方column

用途別決定版!貸会議室・セミナー会場の選び方


現在ビルの空き室対策として貸会議室の件数が増加傾向にあります。
各会議室の設備やサービスも競うように進化していて、苛烈な競争が始まっているといっても過言ではありません。
そう、今や供給の増加によって、貸会議室はユーザビリティーを主体に目覚ましく発展しているのです。
というわけでここでは、そんな貸会議室やセミナー会場を借りるときの優先項目について、その使用用途別にまとめてみました。




●貸会議室・セミナー会場選びの基本5ポイント


貸会議室やセミナー会場を借りるとき、どんな用途であろうと必ず押さえるべき5つのポイントがあります。
それが、
・ローコスト
・設備の充実度
・広さ(収容人数)
・一度に借りることのできる部屋数
・駅からのアクセス

の5ポイントです。

この5つのポイントは、貸会議室やセミナー会場を借りるうえで、しっかりと認識すべきポイントとしてどんな時でも必要になってきます。
使用用途によって変わるのは、“どのポイントを最も優先するか”ということ。
ここからは、用途に応じて、この5つのポイントの優先順位を見ていきましょう。




●貸会議室・セミナー会場選びその1 【外部の参加者を招いての会議の場合】


つまり、これは、あなたの会社がホストとして、外部の方=ゲストを招いて行う会議です。
この場合のポイントは、ホストとしてゲストに対する十分なおもてなしができ、
なおかつホストをした自社の評判にプラスの作用が出る選びかたをするということ。
それを念頭において考えれば、貸会議室選びの優先順位はこうなってきます。

① 駅からのアクセス
② 設備の充実度
③ 広さ(収容人数)


そして、残りはほとんど同じに考え、特にコストに関しては、いかに抑えるかということよりも、
しっかりとコストと設備・環境が見合った会場を選ぶほうがよいでしょう。


・優先順位1位 駅からのアクセス


外部の方を招くうえで、駅から貸会議室までのアクセスというのは非常に重要なポイントになります。
最寄り駅から会場が近いのはもちろんのこと、各参加者の行動基点となる駅から会場最寄り駅へのアクセスの簡単さや利用しやすさ、
所要時間や経費などもしっかりと考えておくべきです。
この時、いかに多くの点において、ゲスト目線になれるかで、会社の評判は大きく変わってきます。
特に、会議というのは時に感情的になるものですが、貸会議室の場所の設定がイマイチだったせいで、
会議が始まった時にはゲストがすでに不機嫌・・・というのでは会議の成否にもかかわってきます。
出来るだけ、ゲスト目線に立って、アクセスしやすい場所を選ぶというのは、確実に抑えておくべきポイントなのです。

・優先順位2位 設備の充実度


外部の方をゲストとして招くには、設備が充実しているかどうかも当然大事です。
あなたが外部の人間として参加したとき、そのホストたる会社が選んだ貸会議室が汚れた机とイス、
音割れするスピーカー、鮮明でないプロジェクターだった時、あなたはそのホスト企業にどんなイメージを抱きますか?
と、言う問いを投げかければ、その重要さはわかってもらえると思います。
また、ゲスト参加者がどんな媒体を用いて会議資料を提出するのか事前に分からない場合もあります。
PowerPointを手持ちのPCやタブレットから出力して、プロジェクターを通して説明するつもりだったのに、
機材の不備でそれができないというのでは、ホストの会場選びとしては失敗です。

・優先順位3 広さ(収容人数)


参加人数が全員で10名を超える場合は、広さについてしっかりとしたリサーチが必要になります。
外部の人を招いて行う会議では、基本的にそんなに大人数にならないことが多いので、
10名以下の場合はそこまで神経質にならなくてもよいのですが、そうでないときは重要なチェック事項。
ご存知のように会議の椅子の並べ方には「スクールタイプ」「シアタータイプ」「ロの字タイプ」「コの字タイプ」など様々な形があり、
場合によってはゲストから指定がある場合もあります。
その場合もまた、きちんとそれぞれの指定に会う大きさの貸会議室を選びましょう。




●貸会議室・セミナー会場選びその2 【セミナーの場合】


貸会議室をセミナー会場として使用する場合、気にするべきことは、これまで説明した外部の人を招く場合と同じ。
確かに重要度からすると、セミナーの参加者と外部のゲストとの間では大きな違いはありますが、
それでも選んだセミナー会場の質が会社のイメージに直結することは間違いはありません。
ですので優先順位に関しては、まったく変わらずこうなります。

① 駅からのアクセス
② 設備の充実度
③ 広さ(収容人数)
④ 一度に借りることのできる部屋数
⑤ ローコスト


では、この順位に即して、それぞれを見ていきましょう。
ちなみにコストに関しては、先ほどの会議の場合と同じで、
さすがに外部の方を招くときにあまりコストばかりを重要視するのはよくありません。


・優先順位1位 駅からのアクセス


これは、外部のゲストを迎える場合とほとんど理由は変わりませんが、セミナーの場合は大勢の人が集まります。
しかも、そのすべての参加者に土地勘があるわけではなく、また、訪れる起点もバラバラになるので、移動距離も参加者ごとにまちまちになります。
ですので、考えるべきは駅からのアクセスもそうですが、駅そのもののアクセスも考慮に入れるとより良いでしょう。
乗り入れる路線の多いターミナル駅を中心に、駅から近くの貸会議室を探し、そこをセミナー会場として借りることができれば、
セミナーの集客にもプラスの影響があるでしょう。

・優先順位2位 設備の充実度


これも、外部のゲストを招くときと同じで、設備の充実度はそのまま主催者の評価になります。
どのような目的でセミナーを開催するかにもよりますが、定期セミナーなどで収益を上げようというときに、
設備の充実度をないがしろにしては、参加者の満足度を上げることはできません。
この場合、貸会議室において使う資料の形式などは、自分たちで設定することはできますが、
より快適で、見やすくわかりやすいセミナーを行うためには、事前にきちんと設備の確認を行ったほうが良いでしょう。

・優先順位3位 広さ(収容人数)


優先順位としては、外部のゲストを招くときと同じですが、しかし重要度はこちらの方が圧倒的に上になります。
まず、セミナーを開催するためのセミナー会場として貸会議室を借りるわけですから、
その人数は普通の会議とは比べ物にならないほど多く、必要な広さも大きく変わります。
更に内容によっては、メモを多く必要とするもの、ただ聞くだけのものと、参加者の姿勢も変わるはずです。
この時、メモを多く必要とするなら、会場設営は机と椅子を並列で並べるスクールタイプとなってより広い会場が必要ですし、
そうでない場合は椅子だけのシアタータイプである程度広さを節約できます。
つまり、セミナー会場として貸会議室を借りる場合は、参加予定人数はもちろんのこと、そのセミナーの内容にまで気を配って選択しなければならないのです。

・優先順位4位 一度に借りることのできる部屋数


見落とされがちなこのポイントですが、貸会議室をセミナー会場として借りる場合は重要です。
例えば、セミナーにおいて大掛かりな装置や、何らかの資料を使う場合、その装置や資料を置いておくための控室は必須ですよね。
まさか会議室の入り口に、段ボールを積んでおくなんて、見た目の悪いことはできません。
また、セミナーに外部講師やゲストの来賓を招く場合は、当然そういった方の控室が必要になります。
ぜひしっかりと押えておきたいポイントです。




●貸会議室・セミナー会場選びその3 【社内研修・社内セミナーの場合】


外部の人を招くわけではなく、社員に対する研修やセミナーを行う時、大事なのはコストパフォーマンス。
つまりいかに安く、そしていかに便利に使うことができるのかという事に焦点を絞っていいでしょう。
当然のことではありますが、自社の社員に対して見栄を張る必要もおもてなしをする必要もないのですから、
ここは実質と実利をメインに考えるべきです。
ですので優先順位はこうなります。

① ローコスト
② 設備の充実
③ 広さ(収容人数)
④ 一度に借りられる部屋数
⑤ 駅からのアクセス


そう、大事なのはなんといっても安いことなのです。
ちなみに④と⑤についてはほとんど考えなくてもいいので、個別に言及はしません。


・優先順位1位 ローコスト


何度も言うように社内研修やセミナーで借りる貸会議室やセミナー会場は、安さが一番の決め手。
とはいえ、安さだけで会場を選び、予定している研修内容やセミナー内容が実施できないのでは困ります。
また、今回は駅からのアクセスを重要視しないと前述しましたが、
都心やターミナル駅を避けたことで、移動時間分の人権費がかさむようでは本末転倒です。
会社からアクセスしやすい駅を選ぶことで、最終的なコストダウンに繋がる場合もあります。

・優先順位第2位 設備の充実度


一見、社員用の研修やセミナーに選ぶ会場には不要のポイントのようにも思えます。
しかし、それが日帰りの研修やセミナーなら構いませんが、
これが宿泊も伴うような、いわゆる「合宿」に近いものとなるとそうはいきません。
そこには「宿泊施設」という設備が必要になるからです。
そうなると、選ぶべきは貸会議室やセミナー会場を持っている宿泊施設、
もしくは宿泊施設を持っている貸会議室やセミナー会場ということになるでしょう。
というのも、宿泊施設と貸会議室やセミナー会場を別々に借りるようなことがあればコストが跳ね上がるからです。
一方、両者が併設されている施設では、セット料金やセットプランを設けて、格安の設定にしてくれているものが多く存在します。
ハッキリ言ってそれを利用しない手はないのです。

・優先順位第3位 広さ(収容人数)


社員用の研修やセミナーにおいて、特に新人研修などにおいては、運動をする場合があります。
俗にいう、グループワークというものですが、その場合はかなりの広さを確保できていないとできませんし、
その間、椅子や机を片寄せておく必要もありますので、そのためのスペースも必要です。
目安としては参加人数の4~5倍が収容できる会場を借りる必要があります。
かなり大きな会場になりますので、必ずしも最適な会場を見つけるのは難しいかもしれませんが、
それくらいの広さがあった方が使い勝手は抜群に上がります。




●ほかに考えるべきこと


では、このほかに考えるべきことについて見てみましょう。

・貸会議室やセミナー会場のサービス
貸会議室やセミナー会場によっては、様々なサービスが存在します。
たとえば『飲み物や食べ物のサービス』『会場設営や撤収のサービス』『荷物預かりのサービス』などです。
これらは、開催の状況や準備に割ける人的コストなどを多角的に考え、利用した方がいいのであれば、検討するといいでしょう。
ただし必要もないのに、こういったサービスを必須で選ぶ必要はありません。

・Wi-Fiやネット環境の有無
これも必須とは言いませんが、やはりあると便利なポイントです。
もちろん貸会議室やセミナー会場の中で、その会議やセミナーに使う設備としてはもちろんのこと、
会場そのものや控室にWi-Fiがあるかどうかもポイントです。
今やスマホやタブレットユーザーは当たり前の時代です。Wi-Fiのない会場での会議に参加する参加者のストレスは言うまでもありません。

・貸会議室やセミナー会場の雰囲気
これに関しては、イメージの問題ですので、絶対ではありませんが、可能なかぎり気を配りたいポイント。
例えば参加者の性別の割合や、行われる会議やセミナーの内容、年齢層や参加する人のステータスなどを総合的に考え、
それに即した雰囲気の会場選びができれば、それはかなり上級者。
もはや、何の心配もなく貸会議室やセミナー会場を選ぶ担当者として信頼されることでしょう。




●貸会議室・セミナー会場選びの決め手は一通りではない


ここまで、さまざまなケースでの会場選びをお伝えしてきましたが、貸会議室やセミナー会場を選ぶとき、その正しい方法は一つではありません。
様々な条件や開催の内容、参加者やその日程など、多くのことを考慮してそれに最適な場所選びをしていかなくてはならないのです。
ですので、出来るだけ多角的な視野と、多くの判断基準を持っておきましょう。
重要なことは、それに尽きるのですから。